Interne Communities bieten den Mitarbeitenden einen Online-Raum, in dem sie sich versammeln, kommunizieren, Ideen austauschen und die Organisationskultur verbessern können.
Vanilla Forums befragte weltweit 21 Community-Expert:innen zu ihren Analysen und Voraussagen zur Entwicklung der Community-Landschaft im kommenden Jahr 2021. Zusammen mit Venessa Paech sind für mich die verstärkte Entwicklung von internen Communities der Community-Trend für das Jahr 2021. Unsere Einschätzung und Empfehlungen aus dem „Vanilla Community Predictions 2021“ habe ich im folgenden Beitrag ins Deutsche übersetzt.
Interne Communities bieten ein enormes Potenzial für Organisationen
Immer mehr Organisationen führen interne Communities zur Unterstützung ihrer Mitarbeitenden ein. Dieser Trend konnte bereits im letzten Jahr beobachtet werden und ist nun relevanter als je zuvor.
Interne Communities sind inzwischen ein unverzichtbares Werkzeug, um nicht nur Mitarbeiter zu vernetzen, sondern helfen auch, Geschäftsergebnissen zu erzielen. Eine aktuelle Studie des The Community Roundtable untersuchte, wie interne Communities Ansätze für die Veränderung von Organisationen und Kultur sind. Der Bericht “The State of Community Management, 2020” identifizierte die drei wichtigsten Geschäftsergebnisse im Zusammenhang mit dem Wert interner Communities:
- Organisatorischer und kultureller Wandel (54 %)
- Kommunikationseffizienz (49 %)
- Bekanntheitsgrad und Markenbildung (43 %)
Im Jahr 2021 werden Organisationen versuchen, interne Communities einzuführen, um ihre Mitarbeiter an unterschiedlichen Standorten weiterhin zu unterstützen und ihre Organisationskultur aufrechtzuerhalten.
Die wichtigsten Ergebnisse der Studie habe ich in diesem Beitrag zusammengefasst: Community Management Status 2020: Communities verändern die Art und Weise, wie sich Organisationen entwickeln
Millionen Mitarbeiter:innen weltweit arbeiten heutzutage aufgrund der Pandemie von zu Hause aus. Der Bedarf an transparenter Kommunikation und Peer-to-Peer-Konnektivität war noch nie so wichtig wie heute. CMX erläutert, wie interne Communities das neue Mandat der Arbeit im Home Office unterstützen: „Im Gegensatz zu E-Mail oder Videoanrufen ermöglichen interne Mitarbeiter-Engagement-Communities es Organisationen, auf transparente Weise mit allen gleichzeitig zu kommunizieren. Durch die Möglichkeit, sowohl öffentliche als auch private Kommentare abzugeben, kann eine Community eine klare Unternehmenskommunikation unterstützen und den Mitarbeitern eine Anlaufstelle bieten, an die sie sich wenden können, um Fragen zu stellen und auf dem Laufenden zu bleiben. Es liegt auf der Hand, dass dies nützlich und vorteilhaft ist, um sich in der Komplexität unseres derzeitigen, fast universitären “Home Office Mandats” zurechtzufinden.”
Unsere Experten Venessa und Tanja könnten dieser Aussage von CMX nicht mehr zustimmen. Sie räumen zwar ein, dass es eine Reihe von digitalen Hilfsmitteln gibt, die Organisationen zur Verwaltung des Home Office Mandars zur Verfügung stehen, argumentieren aber, dass die Community entscheidend ist, wenn es um die Aufrechterhaltung der Organisationskultur und der Beziehungen geht. Tanja erklärt: “Tools wie Slack sind großartig, wenn man Dinge wie Instant Messaging haben möchte, aber diese Art von Tools sind nicht dazu gedacht, Beziehungen aufzubauen”. Sie fährt fort: “Wenn Sie wirklich wollen, dass Ihre Mitarbeiter:innen zusammenarbeiten und sich auf einer tieferen Ebene kennenlernen, können Sie nicht einfach Slack verwenden – Sie brauchen etwas Substantielles, das da bleibt, zu dem Sie immer zurückkehren können. Deshalb ist die Community so wichtig.
Es scheint, dass sich viele Organisationen bereits bewusst sind, dass nicht alle digitalen Werkzeuge für den Aufbau von Beziehungen und die Aufrechterhaltung der Organisationskultur eingesetzt werden können. “Seit Beginn der Pandemie habe ich einen enormen Anstieg der Organisationen gesehen, die sich um Hilfe bemühen”, erklärt Venessa. “Die Mehrheit der Ratsuchenden möchte zum ersten Mal eine Community aufbauen oder dem transaktionalen Engagement tiefere, authentischere Schichten hinzufügen”.
Ein Hauptziel, das Organisationen mit ihren internen Communities erreichen wollen, geht über den Aufbau von Beziehungen hinaus. Sie versuchen, das Wissen ihrer Mitarbeiter:innen zu erfassen, zu speichern und wiederzuverwenden. Die Community verfügt über ein enormes Potenzial für den Wissensaustausch, da sie dafür sorgt, dass Wissen nicht innerhalb von Teams oder Abteilungen in Silos gespeichert wird und es keinen Informationsfluss von oben nach unten gibt. Alle befinden sich auf dem gleichen Spielfeld, und als Folge davon sind die Mitarbeiter:innen befugt und engagiert.
Wie Tanja anmerkt, “lernen Organisationen, dass ihre Mitarbeiter:inenn über einen reichen Wissensschatz verfügen und dass sie dieses Wissen in einer Community wirklich immer wieder nutzen und wiederverwenden können”. Dies bringt neue Ideen hervor, gibt den Mitarbeitenden das Gefühl, geschätzt zu werden, hilft, berufliche Wachstumsziele voranzubringen und erhöht schließlich die Loyalität der Mitarbeitenden durch ein verstärktes Verantwortungsgefühl.
Es gibt mehrere Faktoren, die zum Anstieg dieses Trends im Jahr 2021 geführt haben, und obwohl die globale Pandemie tatsächlich ein Schlüsselfaktor ist, ist sie sicherlich nicht der einzige.
Der Wunsch nach flexiblen Arbeitsumgebungen
Einer der Hauptgründe, dass interne Communities auf dem Vormarsch sind, ist die Tatsache, dass es eine große Nachfrage nach arbeiten aus dem Home oder dem Mobile Office gibt. Die globale Pandemie hat diesen Trend sicherlich beschleunigt, aber keineswegs ausgelöst. Der Wunsch nach flexiblen Arbeitsumgebungen ist seit Jahren für viele Mitarbeiter:innen, insbesondere bei den Millennials, von Interesse.
“Die moderne Arbeit geht schon seit einiger Zeit in diese Richtung”, sagt Venessa. “Blended Work ist auf dem Vormarsch, und Unternehmen haben sie im Wettbewerb um Talente eingesetzt.
Eine aktuelle Studie von Capability Jane zeigt, dass die Nachfrage nach flexibler Arbeit substanziell ist:
- 81 % der britischen Arbeitnehmer:innen sind der Meinung, dass flexibles Arbeiten eine Arbeit attraktiver für sie macht.
- 92 % der Millennials nennen Flexibilität als oberste Priorität bei der Arbeitssuche
- 80 % der Frauen und 52% der Männer wünschen sich Flexibilität in ihrer nächsten Rolle
- 70 % der britischen Arbeitnehmer:innen sind der Meinung, dass flexible Arbeit einen Arbeitsplatz für sie attraktiver macht, und 30 % würden flexible Arbeit einer Lohnerhöhung vorziehen.
Es ist wichtig, noch einmal darauf hinzuweisen, dass vor allem jüngere Arbeitnehmer:innen eine besonders hohe Nachfrage nach flexiblen Arbeitszeiten haben. Wenn ältere Arbeitnehmende in den Ruhestand gehen und die Anzahl der Millennials in den Senior- und Führungspositionen zunehmen, können wir erwarten, dass flexible Vereinbarungen immer üblicher werden.
Organisationen wollen Spitzenkräfte
Während die Pandemie Organisationen dazu zwang, massenhaft “Home Office”-Richtlinien einzuführen, arbeiteten viele Organisationen bereits an flexiblen Arbeitsrichtlinien, um ihre derzeitigen Mitarbeiter:innen zu halten und neue Talente anzuziehen. Laut einer Studie, die vor der Pandemie durchgeführt wurde, boten 67 % der Unternehmen bereits irgendeine Form von flexibler Arbeit an. “Dieser Trend war bereits seit ein paar Jahren sichtbar”, erklärt Tanja. “Die jüngeren Generationen wollen flexibler sein, was ihre Arbeitszeiten und ihren Arbeitsort betrifft. Wenn Organisationen das Potenzial dieser jüngeren Generationen ausschöpfen wollen, müssen Sie ihnen etwas anbieten, das sie wollen”.
Jüngste Studien machen deutlich, Unternehmen, die Talente anziehen und halten wollen, müssen die Anforderungen der Mitarbeiter:innen erfüllen. Statistiken zeigen, dass 77 % der Menschen sagen, dass flexible Arbeitsumgebungen bei der künftigen Arbeitsplatzwahl eine wichtige Rolle spielen. Betrachtet man andererseits die Auswirkungen nicht flexibler Arbeitsumgebungen, geben 36 % der Arbeitnehmenden an, dass sie ihren derzeitigen Arbeitgeber wahrscheinlich im nächsten Kalenderjahr aufgrund fehlender flexibler Arbeitsvereinbarungen verlassen werden.
Für Unternehmen, die mit flexiblen Arbeitsvereinbarungen Talente anziehen und halten wollen, ist es wichtig, dass sie einen Weg haben, um sicherzustellen, dass sich die Mitarbeiternden weiterhin mit dem Unternehmen und ihren Kollegen verbunden fühlen. Für viele Organisationen ist diese Lösung eine interne Community.
Die globale Pandemie
Und nicht zuletzt ein Schlüsselfaktor, der zum Aufstieg der internen Communities beiträgt, ist die globale Pandemie. “Die Entwicklung war bereits zu sehen und es wäre eh so gekommen”, sagt Venessa. “Aber ich glaube, dass die Pandemie die Dinge stark beschleunigt hat”. Es hätte vielleicht noch ein paar Jahre gedauert, bis Organisationen den Wert erkannt hätten, doch jetzt sind Organisationen gezwungen, schnell und innovativ zu handeln, um einen reibungslosen Betrieb zu gewährleisten. “Organisationen suchen nach Lösungen – sie wissen, dass ihre Mitarbeiter:innen nicht ins Büro gehen können und mussten sich daher schnell an neue Arbeitsweisen gewöhnen”, erklärt Tanja.
“Das hat sie dazu veranlasst, nach innovativen Wegen zu suchen, um sicherzustellen, dass ihre Mitarbeitenden in Verbindung bleiben und zusammenarbeiten können. Sicherlich sprechen mehr Leute über interne Communities”, bemerkt Venessa.
Darüber hinaus hat die Pandemie Organisationen erkennen lassen, dass sie ihren Mitarbeiter:innen vertrauen können, dass sie von zu Hause aus arbeiten und ihre Aufgaben dennoch pünktlich erledigen. Tatsächlich ergab eine von Gartner durchgeführte Studie im Jahr 2020, dass 82 % der Organisationen vorhaben, in Zukunft Mitarbeitende aus der Ferne arbeiten zu lassen. Diese Zahl stellt einen 15-prozentigen Sprung gegenüber einer vor der Pandemie durchgeführten Studie dar. Der Bedarf an internen Communities war noch nie so groß wie heute.
Empfehlungen
Die beiden Experten Venessa und Tanja geben Empfehlungen, wie Sie sicherstellen können, dass Ihre Organisation in der Lage ist, eine erfolgreiche interne Community zu implementieren und zu verwalten. Eine Community, die Beziehungen aufbaut, Mitarbeitende unterstützt und Ihre Organisationskultur pflegt.
Stellen Sie einen Community-Manager ein
Einer der ersten Ratschläge ist, Sie müssen investieren und einen Community Manager oder eine Community-Managerin einstellen.
Der Erfolg bei internen Communities, wie auch bei externen Communities, stellt sich nicht über Nacht ein. Es erfordert sorgfältige strategische Planung, sinnvolle Gespräche, das Sammeln und Analysieren von Daten, Iteration und die Bereitstellung eines Grundes für die Mitglieder, immer wieder zurückzukommen.
Community Management ist ein Beruf wie jeder andere, und deshalb muss eine Community von Personen geleitet werden, die Erfahrung auf diesem Gebiet haben.
“Man braucht wirklich einen Community-Manager, der oder die, die Menschen motiviert, engagiert und fördert”, sagt Tanja. “Wenn Sie die Community einfach nur hinstellen, wird niemand den Wert der Community erkennen – Sie müssen Ihre Mitarbeiter:innen befähigen.
Wie mit allem, um das sich nicht wirklich gekümmert wird, ist es sonst schwierig irgendeine Art an positivem Ergebnis zu bekommen.
Ein Community-Manager ist daher entscheidend für den Erfolg Ihrer internen Community. Wie Venessa erklärt: Wenn Sie kein Fachwissen im Community Management haben, müssen Sie es finden. Sei es ein einmaliger Berater, ein eigener, angestellter Experte oder ein Anbieter, der oder die, dieses Fachwissen im Hause hat. Community Management ist meiner Meinung nach eine Kernkompetenz des 21. Jahrhunderts. Bewusste Communities sind kein Zufall. Sie brauchen Engagement und menschliche Investitionen. Überlässt man es dem Zufall, ist etwas bestenfalls wenig hilfreich oder schlimmstenfalls schädlich”.
Die Notwendigkeit eines Community-Managers ist nicht nur eine einfache Empfehlung unserer Expertinnen; es ist eine erwiesene Tatsache, dass verwaltete Communities bessere Leistungen erbringen. Eine Studie zeigt, dass ein engagierter Community-Manager dazu beitragen kann, die Leistung der Community, um bis zu 12 % zu verbessern. Diese Statistik betrifft zwar externe Kunden-Communities, gilt aber nach wie vor sehr stark für interne Communities.
Hören Sie auf Ihre Mitarbeiter:innen
Erfolgreiche Communities sind solche, die die Wünsche Ihrer Mitglieder erfüllen. “Das Wichtigste ist, dass Sie mit Ihren Mitarbeitenden reden und ihnen zuhören”, so Tanja. “Dies sollte über eine Umfrage für das gesamte Unternehmen hinausgehen – Einzelgespräche mit den Mitarbeiter:innen sind von entscheidender Bedeutung. Fragen Sie sie, was sie wollen, was sie brauchen, und bauen Sie dann von dort aus die Community auf”.
Fokus auf Change Management
Ihr Erfolg hängt davon ab, dass Ihre Mitarbeitenden die Community annehmen und die Nutzung der Community in ihre Routine integrieren – Sie wollen sicherstellen, dass Sie tatsächlich dorthin gelangen, daher ist Change Management der Schlüssel.
“Es gibt Anzeichen dafür, dass sich Community Management im Moment in einem Goldrausch befindet, was aufregend, aber auch riskant ist”, erklärt Venessa. “Es wird viele geben, denen es nicht gelingen wird, diesen Wandel richtig zu bewältigen. Sie werden nicht in ihre Mitarbeiter:innen investieren. Wenn ihre Community dann nicht die erwarteten Ergebnisse erzielt, werden sie die Idee einer Online-Community verantwortlich machen. Wir haben die Verantwortung, sie anzuleiten”.
Die Steuerung des Veränderungsprozesses in Ihrer Organisation ist von zentraler Bedeutung, um sicherzustellen, dass Ihre Community nicht scheitert. Dies ist unglaublich wichtig, da statistisch gesehen 70 % der Änderungsprogramme ihre Ziele nicht erreichen, was größtenteils auf den Widerstand der Mitarbeitenden und mangelnde Unterstützung durch das Management zurückzuführen ist. Davon abgesehen, konzentrieren Sie Ihre Änderungsbemühungen auf Ihre Mitarbeiter:innen. Sie brauchen die Unterstützung der Führungskräfte und, was noch wichtiger ist, die Zustimmung Ihrer Mitarbeitenden, um Erfolg zu haben.
Venessa bietet einen letzten Ratschlag: “Wenn Sie den Luxus eines langsamen Starts oder eines Prototyps mit einer ausgewählten Abteilung oder Gruppe haben, fangen Sie dort an. Dies wird Ihnen helfen, die für den Erfolg notwendige Kultur und Normen zu etablieren und zu kalibrieren – es ist schwer, sie neu zu schreiben, wenn sie in die falsche Richtung geht. Lehren Sie das Warum der Werkzeuge, nicht nur die Mechanik”.
