Internes Community Management: Menschen klatschen in die Hände
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Wettbewerbsvorteil interne Communities – so nutzen Sie das interne Wissen Ihrer Mitarbeitenden

Der Aufbau interner Communities vernetzt Mitarbeitende, verhindert Silo-Denken und dient dem Wissenstransfer und -aufbau innerhalb einer Organisation.

Immer mehr Unternehmen und Organisationen erkennen die Vorteile einer aktiven Community, um Ihren Mitarbeitenden einen Ort für den Austausch an Erfahrungen und Wissen zu ermöglichen. Zusätzlich ruft auch der schnelle Fortschritt der Technologie einen Wandel in Gesellschaft, Wirtschaft und jedem einzelnen Unternehmen hervor. Hinzu kommt die globale Digitalisierung. Das hat zur Folge, dass der Anteil der sogenannten Wissensarbeiter ständig steigt. Diese sind innerhalb ihrer Arbeitsprozesse mit einer stetig zunehmenden Komplexität und Flexibilität konfrontiert. Das macht das Wissen innerhalb eines Unternehmens zur bedeutendsten Ressource für einen langfristigen Wettbewerbsvorteil.

Interne Communities bieten eine hervorragende Möglichkeit den Wissenstransfer zu beschleunigen, effektiver tätig zu sein und das Gefühl einer Unternehmensgemeinschaft zu stärken. Doch eine Community benötigt, egal ob extern oder intern, eine gute Strategie und Betreuung, um diesen Austausch zu fördern und Mehrwerte zu generieren. 

Was bedeutet internes Community Management?

Eine Community ist ein Netzwerk von Beziehungen und bildet einen Ort von Verbindungen zu anderen. Spätestens mit den sozialen Netzwerken hat sich das Wissen um die Wertschöpfung durch Communities erweitert und vertieft und kommt somit vermehrt auch in der Wirtschaft bzw. in Unternehmen zur Anwendung. Dennoch ist das Community Management und der Aufbau interner Communities für viele immer noch absolutes Neuland. Dessen Vernachlässigung einem Unternehmen am Ende teuer zu stehen kommen kann.

Mitarbeiterkommunikation in modernen Unternehmen findet heute nicht mehr nur per Mail oder Telefon statt, sondern vermehrt via internen onlinebasierten Unternehmensnetzwerken. Auch das klassische Silodenken und der Wissensaustausch nur innerhalb bestimmter Teams ist nicht mehr zeitgemäß. Mehr und mehr wird der Wissensaustausch teamübergreifend gefördert, um das volle Potenzial des Unternehmens zu nutzen. Für formelle und informelle Verbindungen ist eine passende (technische) Plattform hilfreich. Diese muss allerdings betreut und belebt werden. Um den Mehrwert solcher Plattformen nachhaltig auszuschöpfen, bauen Unternehmen und Organisationen Communities auf. Die weltweite Pandemie hat vielen Unternehmen eindrücklich die Vorteile interner Unternehmensnetzwerke vor Augen geführt: Community-Trends 2021: Das Jahr der internen Mitarbeiter-Communities.

Häufig unterschätzt spielt das Community Management eine bedeutende Rolle innerhalb digitaler Unternehmens-Gemeinschaften. Diese richten in der Regel eine technische Plattform ein, um die vielen Vorteile der vernetzten Arbeit gewährleisten zu können. Dafür gewähren sie allen Mitarbeitenden Zugriff auf dieselben Daten und Informationen. Dadurch vereinfacht und beschleunigt sich die interne Kommunikation erheblich, was sich wiederum positiv auf die Arbeitsprozesse auswirkt, Silos auflöst und langfristig auch Zeit und Kosten sparen kann. Doch oftmals scheuen sich die Unternehmen davor, interne Communities einzusetzen, da dies eine langfristige Investition ist, die nicht direkt – und vor allem nicht von Beginn an – auf die Profitabilität des Unternehmens einzahlt. Aus diesem Grund spielen in diesem Beitrag die vielseitigen positiven Vorteile eine größere Rolle und nicht das Thema Kostensenkung. 

Wie wird das Community Management initiiert?

Im ersten Schritt ist ein Blick auf die Ziele und vor allem auch die Zielgruppe wichtig. Festzustellen, was wir mit unserer Community erreichen wollen und für wen dies relevant ist – ob für alle Mitarbeitenden, bestimmte Abteilungen oder Teams – macht einen deutlichen Unterschied auch für die Wahl der passenden Plattform. Zudem müssen Prozesse in Gang gesetzt und optimiert werden, mit deren Hilfe man das Potenzial von Plattform und Gemeinschaft voll ausschöpfen kann. Beim Aufbau einer Community existieren funktionale und emotionale Hürden, die es zu erkennen und abzubauen gilt. Hier kommt die Rolle eines Community Managers ins Spiel. Communities können sowohl  durch die Geschäftsführung eines Unternehmens als auch durch die Mitarbeitenden initiiert werden. 

Bottom Up

Das Bottom Up Prinzip beschreibt die Methode, dass eine Community von „unten nach oben“  implementiert wird – also von den Mitarbeitenden zur Unternehmensführung. 

Immer noch zeigen sich in vielen Unternehmen, wie in vielen anderen Gemeinschaften auch, Hierarchien, die ähnlich einer Pyramide aufgebaut sind 

Der Bottom Up Ansatz sieht vor, die Dinge von der operativen Ebene mithilfe der koordinierenden Ebene der strategischen Ebene näherzubringen. Das kann sich langwierig gestalten und enormen Aufwand bedeuten. Hierbei wird somit eine Idee von den Mitarbeitenden initiiert und der Geschäftsleitung vorbereitet. Als Begriff wird in diesem Zusammenhang auch die im Bereich New Work geprägte “Graswurzelinitiative”genutzt. Hierbei wird die Notwendigkeit einer Community von Mitarbeitendenebene aus gesehen und vorangetrieben. Durch den Start mit wenigen Teilnehmenden, der gemeinsamen Erarbeitung von Zielen, Zielgruppen, Strategie und Plattformwahl, ist diese Methoden oftmals langwieriger, aber in vielen Fällen auch anerkannter unter den Nutzenden.   

Top Down

Das Top Down Prinzip verläuft von der Unternehmensspitze zu den Mitarbeitenden.

  • Die strategische Ebene erarbeitet, oftmals mithilfe des Community Managers und einzelnen Mitarbeitenden des Unternehmens, eine Strategie für den Aufbau einer Community.
  • Die Umsetzung von Aufgaben und die Installation von Prozessen lassen klare Strukturen und Kommunikationswege erkennen.
  • Die Mitarbeitenden finden bei der Umsetzung der Prozesse Einbindung in die Community, werden zusammengeschweißt und können deutlich produktiver arbeiten.

Die Entwicklung einer Community durch die Geschäftsführung hat oftmals den Vorteil, dass die notwendigen Ressourcen direkt zur Verfügung gestellt werden. Somit ist es von Anfang an möglich, die Community anzuleiten, zu begleiten und gedeihen zu lassen. Den Mitarbeitenden selbst gereicht dies zum Vorteil, bekommen sie doch vonseiten des Managements geeignete Strategien und Tools an die Hand, um die Vorteile der digitalen Kommunikation voll ausschöpfen zu können. 

Welche Vorteile hat der Aufbau einer internen Community für ein Unternehmen?

Lassen Sie uns auf die Mehrwerte schauen, die sich mithilfe eines erfolgreichen Community-Management für Unternehmen und Organisationen ergeben können:

1 Community Management

Erschaffen von Mehrwert durch intensivere Zusammenarbeit 

Angestellte arbeiten durch verkürzte Wege intensiver und effizienter an gemeinsamen Zielen und Ideen. 

Ein typisches Beispiel dafür ist ein entwickeltes Supportforum der IT-Abteilung innerhalb eines Unternehmens. 

Bei Problemen ist im ersten Schritt kein direkter Kontakt mit der IT-Abteilung mehr nötig. Hilfe finden Mitarbeitende nun im Forum und bei anderen Kollegen, die schon einmal ein ähnliches Problem hatten. Das führt zur Entlastung der IT-Abteilung. Bei kniffligen Problemen haben die Mitarbeitenden so mehr Zeit sich auf diese zu konzentrieren. Gleichzeitig wird automatisch eine umfangreiche Wissensdatenbank etabliert. So erschafft man innerhalb der Community allein durch die Kommunikation miteinander einen großen Mehrwert, sowohl für das Unternehmen als auch für seine Angestellten. 

2 Community Management

Bindungen sorgen für geringere Fluktuation der Mitarbeitenden  

Eine gute interne Kommunikation ist die Basis für solche Bindungen. Unternehmen, die hier investieren, sparen auf lange Sicht die deutlich höheren Kosten, die entstehen, wenn immer wieder neue Fachkräfte gefunden und eingearbeitet werden müssen. 

Umfragen zeigen immer wieder, dass Mitarbeitende viel seltener den Arbeitsplatz wechseln, wenn sie innerhalb des Unternehmens Bindungen aufbauen, eine gute Atmosphäre herrscht und sie sich dadurch an ihrem Arbeitsplatz wohler fühlen.

Selbst ehemalige Mitarbeitende, die weiterhin über digitale Kommunikationswege wie einer internen Community-Plattform Kontakt zu Kollegen/innen haben, kehren später eventuell an ihren Arbeitsplatz zurück. 

Beides zeigt, wie die geführte Kommunikation einer internen Community durch ein erfahrenes Community Management dazu beitragen kann, besonders in Zeiten des Fachkräftemangels, Kosten für die Rekrutierung neuer Angestellter zu senken. 

3 Community Management

Vernetzung beschleunigt die interne Problemlösung

Die Vernetzung der Angestellten untereinander führt zu einem Wachstum innerhalb der Community. Neue Mitarbeitende, die Zugriff auf das Netzwerk bekommen, bereichern dieses nicht nur, sondern feuern es auch mit ihren zusätzlichen Ideen an. Außerdem wächst mit jeder Problemlösung das Schwarmwissen der Gemeinschaft. 

Mit der Anleitung durch das Community Management werden diese Prozesse beschleunigt. Die Mitglieder der Community unterstützen sich gegenseitig, teilen ihr Wissen und tragen so automatisch dazu bei, dass neue Wege gefunden und Probleme schneller gelöst oder sogar an ihrer Entstehung gehindert werden. 

4 Community Management

Problematische Zeiten werden souverän bewältigt

Eine gesunde Kommunikation innerhalb von Unternehmen sorgt für mehr Souveränität aller Beteiligten. Das hat Corona besonders deutlich gemacht. Während Unternehmen, die eine stabile interne Community mit einer ausgefeilten digitalen Kommunikation und ein etabliertes Community Management aufweisen konnten, keine Probleme damit hatten, dass plötzlich der größte Teil der Mitarbeitenden von jeweils einem anderen Ort aus arbeitet, sah das bei Unternehmen ohne diese Voraussetzungen anders aus. 

Das Weitertragen der Unternehmenskultur über digitale Netzwerke ist nicht erst seit der Pandemie ein Thema. Diese hat nur ganz genau die Schwachstellen für Unternehmen ohne ein etabliertes Community Netzwerk und fehlender Kommunikation aufgezeigt. Home Office, Videokonferenzen und Remote Work sind die Zukunft moderner Unternehmen und setzen als Grundlage eine ausgezeichnete interne Kommunikation voraus, die wiederum für sich nach einem modernen Community Management verlangt.  

5 Community Management

Je besser der Workflow, desto größer die Motivation

Wenn es im Job rund läuft, sind die Menschen deutlich motivierter. Der schnelle Zugriff auf das Wissen der ganzen Gemeinschaft steigert die Zuversicht des Einzelnen in Bezug auf seine Arbeit und die anstehende Problemlösung. Der Spaß an der Zusammenarbeit mit den Kollegen/innen sorgt für eine größere emotionale Bindung und steigert das Gefühl der Sinnhaftigkeit der eigenen Tätigkeit. Davon profitiert natürlich auch das Unternehmen.

Weitere Vorteile wie Sie mit Hilfe einer internen Community die Zusammenarbeit Ihrer Mitarbeitenden verbessern können, erfahren Sie im Beitrag: Die Vorteile und der Wert einer Online-Community – Verbesserte Arbeitsleistung

6 Community Management

Weiterbildung findet automatisch statt

Der interdisziplinäre Wissensaustausch sorgt bei den Angestellten für den Aufbau der eigenen persönlichen Reputation und professionellen Identität. So partizipieren neben dem Unternehmen auch die Angestellten nachhaltig von der kostenlosen automatisierten Weiterbildung. Diese ist nicht nur für das Unternehmen ein Gewinn, sondern ermöglicht den Angestellten zusätzlich eine Steigerung der eigenen Karrierechancen. 

7 Community Management

Vereinfachte Organisation

Durch die Vernetzung der Geschäftseinheiten mithilfe der Unternehmens-Community und dem gesteigerte Wissensaustausch kommt es automatisch zur Wiederverwendung von vorhandenen Wissensressourcen. Das beschleunigt die Lösung von Problemen nicht nur nachhaltig, sondern sorgt auch dafür, diese frühzeitig zu erkennen bzw. gar nicht erst entstehen zu lassen.

8 Community Management

Mitarbeiterbindung

Die nachweisliche Mitarbeiterbindung hervorgehend aus den vorab genannten Vorteilen sorgt für eine automatisch höhere Verbleibquote wertvoller Angestellter im Unternehmen und eine gesteigerte Innovationsfähigkeit. 

Das Teilen von Wissen ist eine große Hürde innerhalb von Unternehmen

Die bereits genannte steigende Wichtigkeit von schnellem Wissenstransfer innerhalb vernetzter Unternehmen, die steigende Digitalisierung und somit auch die Anforderungen an Wissensarbeiter, setzt viele Unternehmen unter Druck, um weiterhin wettbewerbsfähig zu sein. Um diesen und anderen Herausforderungen gerecht zu werden, ist das Teilen von Wissen innerhalb eines Unternehmens die größte Hürde, die es zu nehmen gilt. Umzusetzen ist diese Aufgabe nur mit einer engen Zusammenarbeit möglichst vieler Mitglieder der Community durch effektive Arten der Kommunikation über alle Unternehmensbereiche hinweg. 

Eine große Hürde besteht zusätzlich darin, wie Unternehmen den Wissensaustausch so organisieren können, damit vorhandene Ressourcen möglichst effektiv genutzt werden. 

An dieser Stelle kommen Communities ins Spiel. Diese führen aber nur zum Erfolg, wenn sie strategisch aufgebaut werden, selbst Ressourcen zur Verfügung haben und ihre Bedeutung im Unternehmen bis zur obersten Ebene verankert ist. Für ein erfolgreiches Community Management ist die hundertprozentige Unterstützung durch die Leitung des Unternehmens / der Organisation essenziell. Das beinhaltet unter anderem, dass genügend Ressourcen wie Arbeitszeit sowohl für das Management als auch für Mitarbeitende und ein ausreichendes Budget zur Verfügung gestellt werden.

Empfehlenswert für jedes Unternehmen ist es somit, eine aktive und Mehrwert schaffende Community zu etablieren, um so mithilfe eines geeigneten Netzwerkes den optimalen und zügigen Wissensaustausch zu ermöglichen. Ein gut durchdachtes Community Management unterstützt den Aufbau und das nachhaltige Arbeiten der Gemeinschaft und hilft dieser dabei, Ideen zu generieren und Innovationen hervorzubringen und weiterzuentwickeln. 

Internes Community Management ist immer auch Change Management 

Die Vernetzung der Mitarbeitenden stellt immer auch die Frage nach einer geeigneten Kommunikation. Dies beginnt schon mit der Anrede. Ob sich innerhalb eines Unternehmens mit „Du“ oder „Sie“ angeredet wird, hat einen wesentlichen Einfluss auf die Qualität der Kommunikation und ihrer Ergebnisse. Auch die Frage, wer mit wem kommuniziert ist essenziell:

  • Wie gehen die Angestellten damit um, wenn der Chef einen Post absetzt?
  • Was darf geäußert werden, ohne dass man sich blamiert?
  • Wie äußert man Kritik ohne Angst um den eigenen Arbeitsplatz?
  • Wie kann sich die Unternehmensführung in die Kommunikation einbringen und aktiv voran gehen? 

Diese Liste könnte man noch endlos weiter fortführen. Erkennbar ist allerdings schon hier, dass grundlegende Voraussetzungen für die Kommunikation innerhalb der Gemeinschaft geschaffen werden müssen. 

Eine interne Community bildet einen wichtigen Bestandteil für die Change Prozesse im Unternehmen. Auf der einen Seite bildet eine Community den Mitarbeitenden eine Anlaufstelle für Informationen, Unterstützung und Vernetzung und somit eine Konstante in sich ändernden Zeiten. Zusätzlich bilden Communities einen großen Anteil an Kulturveränderungen, denn durch das Aufbrechen von vorhandenen Silos, das Teilen von Wissen und somit verfügbarmachen für andere Personen im Unternehmen, wird dies stets wichtiger und relevanter für moderne Unternehmen. Weitere Informationen dazu bietet die Studie des Community Roundtable: Communities verändern die Art und Weise, wie sich Organisationen entwickeln.

Welche Voraussetzungen müssen geschaffen werden?

Es reicht nicht aus, ein Intranet oder Enterprise Social Network  zu installieren in der Hoffnung, dass die Kommunikation innerhalb dieser Plattform reibungslos oder überhaupt vonstattengeht. 

In Unternehmen ist es daher wichtig für eine qualitative Kommunikation der Mitarbeitenden zu sorgen. Das funktioniert wiederum nur auf der Basis von Vertrauen und Offenheit. Menschen bauen auf klare Strukturen, diese geben ihnen Sicherheit – die Basis für Vertrauen. Gerade in Konflikt- und Veränderungssituationen, wie Unternehmensfusionen, Führungswechsel oder krisenbedingte Unternehmensveränderungen macht sich ein gutes Community Management besonders bezahlt. 

Regelmäßige Beiträge und aktuelle Mitteilungen halten alle Mitglieder der Community auf dem neuesten Stand, unterrichten diese über anstehende Veränderungen und wichtige Ergebnisse. Das sorgt zusätzlich für Transparenz.

Die Organisation regelmäßiger Meetings ist genauso entscheidend für eine gut funktionierende interne Community wie eine regelmäßige Kommunikationsschulung. Wie sage ich was und wann? Alles Aufgaben, die in die Hand eines/einer erfahrenen Community Manager:in gehören. Weitere Informationen dazu im Beitrag Die wichtigsten Aufgaben und Verantwortlichkeiten eines Community Managers.

Finanzielle Mittel, die in das Community Management fließen, machen sich im Unternehmen auf den unterschiedlichsten Ebenen nachhaltig bemerkbar und amortisieren sich in der Regel innerhalb kürzester Zeit. Besonders für die Agilität eines Unternehmens ist das Etablieren einer kommunikativen internen Community die Triebfeder für nachhaltigen Erfolg. 

Fazit

Das interne Community Management kann von dauerhaftem Erfolg gekrönt sein und somit einen nachhaltigen Mehrwert für jedes Unternehmen / Organisation bedeuten. Grundvoraussetzung dafür ist das Verständnis der Unternehmensführung für die Notwendigkeit und die Vorteile eines internen Community Managements. 

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