Viele Unternehmen gründen eine interne Community, um die Betriebskosten zu senken und die Leistung der Mitarbeiter zu verbessern.
Die Leistungen werden gesteigert indem die Mitarbeiter Zeit bei der Suche nach Informationen sparen, Best Practices austauschen und die Kommunikation verbessern.
Dies wird typischerweise durch die folgenden Methoden erreicht:
Dokumentenverwaltung / Informationsmanagement. Eine interne Community kann die Art und Weise, wie Unternehmen Dokumente benennen, kennzeichnen und wichtige Dokumente speichern, erheblich verbessern. Dies kann den Mitarbeitern innerhalb des Unternehmens viel Zeit bei der Suche nach Dokumenten ersparen. Eine Umfrage hat ergeben, dass Mitarbeiter in großen Unternehmen 38 Minuten damit verbringen, nach einem Dokument zu suchen. Die verbesserte Dokumentenverwaltung ermöglicht es den Mitarbeitern, die gesuchten Informationen schneller zu finden.
Expertendatenbank. Ähnlich wie beim Dokumentenmanagement ist es möglich, Experten innerhalb der Unternehmen zu finden, die projektrelevante Fragen beantworten können. Dies spart Zeit und reduziert die Anzahl der E-Mails an Personen ohne die notwendigen Fähigkeiten oder Fachkenntnisse. Benötigt wird hierfür ein System zur erfolgreichen Identifizierung von Experten. Dies kann durch frühere Beiträge in der Community, die Kennzeichnung von Experten innerhalb der Organisation oder über Verbindungen zweiten Grades (z. B. ein Mitglied, das einen Experten kennt, der die Frage beantworten kann) geschehen.
Reduzieren Sie die Doppelarbeit. In vielen Unternehmen stecken Mitarbeiter viel Zeit in Projekte, die bereits von früheren Mitarbeitern, anderen Abteilungen oder in ähnlichen Projekten erledigt wurden. Ein Großteil dieser Arbeit kann kopiert oder für neue Projekte wiederverwendet werden. Ein System kann den Mitarbeitern helfen, zu überprüfen, ob ein ähnliches Projekt in der Vergangenheit abgeschlossen wurde. Mit einfachen Maßnahmen zur Identifizierung dieses Projekts, lässt sich viel Zeit sparen. Dies kann durch Fragen der Mitarbeiter, die Möglichkeit der Suche nach relevanten Projekten oder durch bessere „Lektion gelernt“-Tools geschehen.
Reduzierter Zeitaufwand für die Beantwortung interner Nachrichten. Eine interne Community kann den Zeitaufwand für die Beantwortung von Nachrichten von Kollegen reduzieren. Die Beantwortung interner E-Mails beansprucht oft den größten Zeitanteil eines Mitarbeiters. Wenn alle Diskussionen geteilt werden, können Projekte schneller verfolgt werden. Dadurch kann eine interne Community die Zeit für die Beantwortung von Nachrichten unter Kollegen verkürzen. Die Mitarbeiter sind in der Lage, den Fortschritt in der Community zu verfolgen und frühere Diskussionen zu diesem Thema einzusehen.
Reduzierte Schulungskosten für das Personal. Wenn bestehende Mitarbeiter „Best Practices“ dokumentieren, kann das Unternehmen Zeit bei der Schulung neuer Mitarbeiter sparen. Diese Zeit wird auf zwei Wegen eingespart. Durch die Geschwindigkeit, mit der ein Mitarbeiter geschult wird und dadurch, dass weniger Zeit mit der Entwicklung neuer Schulungsunterlagen verbracht wird.
Reduzierte Mitarbeiterfluktuation. Eine verbesserte Zusammenarbeit und Kommunikation verbessert in der Regel die Moral der Mitarbeiter. In der Folge reduziert dies die Mitarbeiter-Fluktuation. Dies führt zu einer direkten Kosteneinsparung durch die Kosten für die Gewinnung neuer Mitarbeiter.
Gemeinsame Best Practices. Wenn Unternehmen Best Practices und „Lektion gelernt“-Maßnahmen dokumentieren und austauschen, steigt die Leistung im gesamten Unternehmen. Die Mitarbeiter können die bewährten Verfahren anwenden, um ihre Arbeitsergebnisse zu verbessern. Dies kann in besserer Leistung oder einer höheren Effizienz resultieren.
Koordination. Durch die Zusammenarbeit online können Mitglieder ihre Aktivitäten besser koordinieren. Dies kann bedeuten, dass Aufgaben gleichzeitig ausgeführt und mögliche Engpässe effektiv überwunden werden. Es kann auch bedeuten, dass die begrenzten Ressourcen des Unternehmens (Zeit, Fachpersonal, Produktionsanlagen) optimal genutzt werden.
Verbesserte Spezialisierung bei den Aufgaben. Eine verbesserte Zusammenarbeit ermöglicht es jedem Mitarbeiter, spezialisierte Aufgaben gemeinsam mit Kollegen zu bearbeiten. So scheitern Mitarbeiter nicht an Aufgaben, die entweder über oder unter ihren Fähigkeiten liegen.
Verbesserte Kommunikation. Interne Communitys können die Kommunikation der Mitarbeiter untereinander verbessern. Nachrichten werden verbessert, indem sichergestellt wird, dass jeder Mitarbeiter die Informationen, in dem Format, erhält, das er benötigt.
Methoden-Liste:
| BETRIEBLICHE EFFIZIENZ Verbesserte Produktivitätskennzahlen und bessere betriebliche Effizienz durch eine interne Community. | ZEIT UND EFFIZIENZ Zeitersparnis als Ergebnis einer internen Community. | Dokumentenmanagement, Expertensuche, Reduzierte Doppelarbeit, Reduzierter Zeitaufwand für die interne Kommunikation |
| KOSTENREDUZIERUNGEN Direkt oder indirekt eingespartes Geld durch interne Community-Aktivitäten. | Reduzierte Kosten für die Personalschulung, Reduzierte Personalfluktuation | |
| LEISTUNG Direkt oder indirekt eingespartes Geld durch interne Community-Aktivitäten. | Gemeinsame Best Practices, Koordination, Spezialisierung |
Die gesamte Übersicht sehen Sie im Beitrag:
Die Vorteile und der Wert einer Online-Community
Die Vorteile einer Online-Community variieren nach Art der Community: Kundenakquise, Reduzierte Marketing- und Kundendienstkosten, Customer Life Time Value, verbesserte Arbeitsleistung und soziale Rendite.
Dieser Beitrag ist Teil des Kurses “Strategisches Community Management” in Kooperation mit FeverBee.
